פיתחנו עבורכם כלי, שיחסוך לכם כסף, זמן ויפנה אתכם להזניק את הארגון קדימה.

"חבילת המיקוד" היא כלי שפתחנו, על מנת לאפשר לארגון להשיג את המטרות והיעדים שלו, מבלי להוציא אנרגיה ומשאבים מיותרים בתחום שאינו תחום הליבה של הארגון. "חבילת המיקוד" מתמקדת בייעול, והשבחה של התפעול ושרשרת האספקה (תפעול ולוגיסטיקה) בארגונים.

ארגונים מוצאים את עצמם מתמודדים עם אתגרים לא פשוטים באופן תדיר. הרבה פנים לאתגרים הללו, כמו, כניסה לטריטוריה חדשה והאתגר להיות תחרותי ואטרקטיבי בה, או השוק המשתנה שמביא אתו אתגרים של תמחור, מהירות תגובה, איכות וכדומה, המחייבים פעולה אחרת. יש הרגשה שאפשר למכור יותר ולהתפתח, יש שוק למוצרי החברה אבל נכשלים לספק את הסחורה, אם בכמות הנדרשת, במחיר המתבקש או באיכות הנדרשת, ומה שכבר יוצא, לא יוצא בזמן. התחושה היא שיש משקולת שעוצרת את ההנהלה, מלהנהיג את הארגון קדימה, בשבילכם פיתחנו את פרויקט "חבילת המיקוד" הבא לסייע לארגון לשחרר את המעצורים. אנחנו נאפשר לכם להישאר ממוקדים במה שאתם הכי טובים ולתת לכם גב במקומות שאתם צרכים עזרה.

מטרת "חבילת המיקוד" הינה בזמן קצוב ובמחיר קצוב לבצע אבחון מעמיק למצב הארגון בתחום התפעול והלוגיסטיקה, לסמן את הפערים בין הרצוי למצוי, כדי לצייד את הארגון בתוכנית עבודה שתגשר על המכשולים ותביא אותו אל היעד במטרה להרוויח יותר ולהיות יותר תחרותי.

השלב הראשון ב"חבילת המיקוד" הוא הגדרת היעדים. ללמוד את הצרכים והכיוונים בהם הארגון רוצה להתפתח, ומה הקשיים שמעקבים או בולמים אותו. נעשה זאת בראיונות עומק ורוחב עם אנשי מפתח בארגון, נברר איתם מה הקשיים שלהם ומה מטרות הארגון. ברוב המקרים, הידע נמצא בתוך הארגון, והתובנות שנקבל יהיו בהלימה עם תחושות הבטן של אנשי הארגון. הערך המוסף המשמעותי, כשאוספים את כל המידע הזה, מנתחים לעומק ורושמים אותו על נייר עבודה, הוא התבהרות הכיוונים ושיפור בתחושת המסוגלות בארגון. התוצר הסופי של השלב, הינו מסמך יסוד, מאושר ע"י הנהלת הארגון,  המגדיר את מטרות פרויקט "חבילת המיקוד". אסור להמעיט בחשיבותו של שלב הזה. הגדרה מדויקת של המטרות והיעדים היא צעד חשוב ביותר לכוון הפתרון. התרומה הגדולה של השלב, הינה לא רק באיתור הקשיים, אלא בהגדרת יעדים בצורה נכונה ומדויקת שתאפשר חיפוש והתאמה של פתרון איכותי ותחסוך זמן יקר.

בשלב השני ב"חבילת המיקוד", נעמיק בניתוח המצב הנוכחי של החברה. מהם החסמים שעומדים בין הארגון לבין היעדים אותם הגדרנו בשלב הראשון. נשתמש בניסיון רב השנים ובמיומנות שרכשנו ע"מ  לחקור לעומק את התפעול והלוגיסטיקה מכמה כיוונים. נתחיל בחקירת התפעול, באמצעות לימוד וחקירת הדוחות התפעוליים והלוגיסטיים ובאמצעות תצפיות בשטח ושיחות עם אנשי הייצור והלוגיסטיקה נאתר את צווארי הבקבוק ואת ניצני הפוטנציאל לשיפור. בשלב הזה, היתרונות של הניסיון וההתמחות בתחום חשובים מאד, ומתבטאים בחיסכון משמעותי של זמן וכסף. היכולת לאתר את הכשלים וצווארי הבקבוק בארגון ואת פוטנציאל השיפור וההזדמנויות הנמצאים בשטח, במהירות יחסית חוסכת הרבה כסף ומשאבים. נלמד את הדוחות התפעוליים לעומק, דוחות הייצור, והמוצרים, דוחות התמחיר, דוחות המדדים נחקור ונתעמק בדוחות התפוקה, עלויות התשומות, החרושת ועוד. את הממצאים שהגענו אליהם, נעמת ונאמת עם ממצאי הדוחות הפיננסים של החברה. בעזרת הדוחות הפיננסיים, נוכל להעריך את עוצמת ההשפעה של הגורמים על הארגון ואת פוטנציאל השיפור הטמון בהם.  בסוף השלב הזה, ננסח מסמך המתאר את הכשלים והפערים של הארגון בדרך להשגת יעדיו ואת פוטנציאל השיפור וההזדמנויות, עבור הארגון. על המסמך להיות כמה שיותר מדויק ומפורט, ע"מ שבשלב הבא נוכל לנצל את כל המידע שעומד לרשותנו.

השלב השלישי של "חבילת המיקוד" הינו שלב גיבוש ההמלצות. למסמך הפערים נוסיף את הלמידה על  הסביבה בה פועל הארגון, נבחן ארגונים אחרים, הדומים לו ונלמד מהם. עם הידע שהצטבר ומטען הידע רב השנים שבאמתחתנו, נכין את מסמך ההמלצות המתאר את הדרך והכיוון בו הארגון צריך להתקדם ע"מ להגשים את יעדיו. נחקור כל סעיף במסמך הפערים ונציע לכל פער פתרון הולם, אשר ע"פ חוות דעתנו המקצועית הינו שלב חשוב בדרך להשגת יעדי הפרויקט. התוצר של שלב זה, הינו מסמך המלצות, אותו נציג להנהלת הארגון ע"מ לאשר אותו ולקבל את ברכת הדרך להתקדם קדימה. אשור המסמך ע"י הנהלת הארגון, הינו תנאי הכרחי להתקדם לשלב הבא, במידת הצורך, נחזור לגיבוש ההמלצות ונעצב אותן מחדש, עד לשביעות רצון ההנהלה ואישור מסמך ההמלצות.

שלב רביעי ב"חבילת המיקוד", תכנית פעולה. אחרי שאישרנו את ההמלצות בהנהלת הארגון, נתכנן את תכנית הפעולה. תכנית הפעולה הינה מסמך מפורט הכולל לוח זמנים מפורט ליישום ההמלצות, והמשאבים הנדרשים על מנת לקדם את הארגון אל יעדי הפרויקט, אותם סימנו בשלב הראשון. בשלב הזה נבצע את המדידות ואת החישובים, ע"מ לתקף את ההמלצות מהשלב הקודם. את התכנית, נבנה בהתאם ליכולת הארגון להכיל ולהוביל את השינויים ונדאג שכל בשלבי התוכנית, יהיו ברור ומובן למנהלי הארגון. תוצרי השלב הם גאנט משאבים ולוח זמנים מפורט ליישום הפרויקט. מכאן אתם יוצאים לדרך מסומנת וברורה להשגת היעדים, הפקדנו בידכם מיידע רב ערך ותכנית מפורטת לנווט את הארגון קדימה. כאן גם מסתיים פרויקט "חבילת המיקוד".

אבל אתם לא חייבים להישאר לבד, במידת הצורך ולמי שמעוניין, אפשר להמשיך את הפרויקט ולתמוך בארגון בשלבי היישום של התוכנית להשגת היעדים. בהתאם לתוכנית הפעולה, גאנט לוח הזמנים והמשאבים,  מוצעת תמיכה בארגון בשני מודלים אפשריים:

• מודל A: ליווי המנהלים – הכוונה ומיקוד בתוכנית הפעולה, יעוץ על הדרכים השונות להתגבר על בעיות שעולות בתהליך היישום ומעקב אחר ההתקדמות הפרויקט.
• מודל B: הובלת תכנית היישום כפרויקט – להוביל עבורכם את התכנית שהוכנה, גאנט לוח הזמנים והמשאבים כפרויקט אל היעדים. תנאי להצלחת מודל זה הוא חלוקה ברווחים וקבלת סמכויות תפעוליות ממנהל הארגון. כאשר המטרה היא ליצור זהות אינטרסים לכל המשתתפים ולאפשר הובלה משמעותית להצלחה.

במידה והכתבה מצאה אתכם קשובים ואתם רוצים לדעת יותר, אשמח להרחיב, בפגישה או בטלפון. אל תהססו ליצור קשר.

חן בנדק – מנכ"ל

First Time Right

052-3756235